Tahapan Pelaporan dan Penyelesaiannya Pada Ombudsman – Pendahuluan
Ombudsman adalah lembaga negara yang mempunyai kewenangan mengawasi penyelenggaraan pelayanan publik, baik yang diselenggarakan oleh penyelenggara negara dan pemerintahan termasuk yang diselenggarakan oleh Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah, Badan Hukum Milik Negara serta badan swasta atau perseorangan yang diberi tugas menyelenggarakan pelayanan publik tertentu yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, demikian disebutkan dalam Pasal 1 angka 1 Peraturan Ombudsman Nomor 26 Tahun 2017 tentang Tata Cara Penerimaan, Pemeriksaan, dan Penyelesaian Laporan.

Sebagai sebuah lembaga negara yang mempunyai kewenangan mengawasi penyelenggaraan pelayanan publik, tentunya mempunyai tata cara dalam melaksanakan kewenangannya tersebut. Tata cara ini tertuang dalam Peraturan Ombudsman Nomor 26 Tahun 2017 tentang Tata Cara Penerimaan, Pemeriksaan, dan Penyelesaian Laporan.

Adapun tata cara dimaksud adalah sebagai berikut:

Penerimaan dan verifikasi laporan yang terdiri dari tahapan penerimaan laporan yang kemudian diverifikasi dengan syarat formil dan syarat materiil laporan.

Pemeriksaan laporan yang terdiri dari: Maladministrasi; pemeriksaan dokumen; klarifikasi dan pemanggilan; pemeriksaan lapangan; laporan akhir hasil pemeriksaan; respon cepat Ombudsman;

Penyelesaian laporan yang terdiri dari: Penyelesaian dan penutupan laporan; mediasi dan konsiliasi; rekomendasi; ajudikasi khusus;

Monitoring dan penyelesaian laporan yang terdiri dari:  Bentuk monitoring Ombudsman; monitoring pelaksanaan rekomendasi; monitoring pelaksanaan hasil kesepakatan mediasi/konsiliasi;

Penerimaan dan Verifikasi Laporan

Tahapan dalam penerimaan  laporan adalah sebagai berikut:

Menerima laporan dalam yang disampaikan dengan cara datang langsung, surat dan/atau surat elektronik, telepon, media sosial, dan media lain yang ditujukan kepada Ombudsman.

Pelapor dapat memberikan kuasa kepada pihak lain untuk membuat laporan dengan disertai surat kuasa.

Ombudsman merahasiakan identitas pelapor atas permintaan pelapor dan/atau atas pertimbangan ombudsman.

Bagi pelapor yang datang langsung diwajibkan untuk mengisi formulir penyerahan laporan, dan diberikan tanda terima laporan.

Semua laporan harus dicatat dalam agenda penerimaan laporan untuk kepelruan pendataan.

Selanjutnya laporan yang diterima dilakukan verifikasi dengan syarat formil dan syarat materiil sebuah laporan.

Syarat Formil

Syarat formil sebuah laporan adalah sebagai berikut:

Nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, status perkawinan, pekerjaan, dan alamat lengkap pelapor yang disertai dengan fotocopy identitas pelapor.

Surat kuasa, jika pelapor mewakilkan pada pihak lain.

Memuat uraian peristiwa, tindakan atau keputusan yang dilaporkan secara rinci.

Sudah menyampaikan laporan secara langsung kepada pihak terlapor atau atasannya, namun tidak mendapatkan penyelesaian sebagaimana mestinya.

Peristiwa, tindakan, atau keputusan yang dilaporkan belum melewati batas waktu dua tahun sejak peristiwa, tindakan, atau keputusan yang bersangkutan terjadi.

Jika syarat formil belum terpenuhi, maka Ombudsman akan memberitahukan secara tertulis kepada pelapor untuk melengkapinya dalam tempo tiga puluh hari kerja, jika tidak dilengkapi maka dianggap pelapor sudah mencabut laporannya dan tidak perlu ditindaklanjuti.

Syarat Materiil

Setelah syarat formil terpenuhi, maka dilanjutkan dengan verifikasi syarat materiil. Adapun syarat materiil dimaksud adalah sebagai berikut:

Substansi laporan tidak sedang dalam objek pemeriksaan di pengadilan, kecuali berkenaan dengan maladministrasi dalam proses pemeriksaan di pengadilan.

Laporan tidak sedang dalam proses penyelesaian oleh instansi yang dilaporkan, dimana menurut Ombudsman masih dalam tenggang waktu yang patut.

Pelapor belum memperoleh penyelesaian dari instansi yang dilaporkan.

Substansi yang dilaporkan sesuai dengan ruang lingkup kewenangan Ombudsman.

Substansi yang dilaporkan sedang dan/atau telah ditindaklanjuti oleh Ombudsman.

Pemeriksaan Laporan

Tahapan berikutnya setelah dilakukan verifikasi terhadap laporan adalah pemeriksaan laporan. Adapun tahapan pemeriksaan laporan adalah sebagai berikut:

Maladministrasi;

pemeriksaan dokumen;

klarifikasi dan pemanggilan;

pemeriksaan lapangan;

laporan akhir hasil pemeriksaan;

respon cepat Ombudsman;

Maladministrasi

Hal-hal yang dapat dilakukan pemeriksaan adalah mengenai maladministrasi, yaitu:

Penundaan berlarut; yaitu perbuatan mengulur waktu penyelesian layanan atau  memberikan layanan melebihi baku mutu waktu dari janji layanan.

Tidak memberikan layanan; yaitu perilaku mengabaikan tugas layanan sebagian atau keseluruhan kepada masyarakat yang berhak atas layanan tersebut.

Tidak kompoten; yaitu penyelenggara layanan tidak yang memberikan layanan tidak sesuai dengan komptensi.

Penyalahgunaan wewenang; yaitu perbuatan melampaui wewenang, melawan hukum, dan/atau penggunaan wewenang untuk tujuan lain dari tujuan wewenang tersebut dalam proses pelayanan publik.

Penyimpangan prosedur; yaitu penyelenggaraan layanan publik yang tidak sesuai dengan alur/prosedur layanan.

Permintaan imbalan; yaitu permintaan imbalan dalam bentuk uang, jasa maupun barang  secara melawan hukum atas layanan yang diberikan kepada pengguna layanan.

Tidak patut; yaitu perilaku yang tidak layak dan tidak patut yang dilakukan oleh penyelenggara layanan publik dalam memberikan layanan yang baik kepada masyarakat pengguna layanan.

Berpihak; yaitu keberpihakan dalam penyelenggaraan layanan publik yang memberikan keuntungan dalam bentuk apapun kepada salah satu pihak dan merugikan pihak lainnya atau melinfungi kepentingan salah satu pihak tanpa memperhatikan kepentingan pihak lainnya.

Diskriminasi; yaitu pemberian layanan secara berbeda, perlakuan khusus atau tidak adil diantara sesama pengguna layanan.

Konflik kepentingan; yaitu penyelenggaraan layanan publik yang dipengaruhi karena adanya kepentingan kelompok, golongan, suku atau hubungan kekeluargaan baik secara hubungan darah maupun karena hubugan perkawinan sehingga layanan yang diberikan tidak sebagimana mestinya.

Pembuktian terhadap dugaan maladministrasi sebagaimana tersebut di atas dilakukan berdasarkan bukti materil dan/atau bukti formil  yang membuat terpenuhinya unsur-unsur maladministrasi tersebut.

Tahapan berikutnya  setelah dilakukan penerimaan laporan dan verifikasi serta pemeriksaan laporan terhadap sebuah laporan pada Ombudsman sebagaimana tersebut di atas adalah penyelesaian laporan dan monitoring penyelesaian laporan sebagaimana diatur dalam  Peraturan Ombudsman Nomor 26 Tahun 2017 tentang Tata Cara Penerimaan, Pemeriksaan, dan Penyelesaian Laporan.

Penyelesaian Laporan

Dalam penyelesaian laporan dapat berupa:

Laporan dinyatakan selesai.

Laporan ditutup.

Laporan Dinyatakan Selesai

Sebuah laporan pada Ombudsman dinyatakan selesai dengan ketentuan sebagai berikut:

Telah memperoleh penyelesaian dari terlapor.

Tidak ditemukan maladministrasi.

Laporan dalam proses penyelesaian oleh instansi dalam tenggang waktu yang patut.

Ombudsman tidak berwenang melanjutkan laporan.

Substansi yang dilaporkan ternyata bukan wewenang ombudsman.

Substansi telah atau sedang menjadi objek pemeriksaan di pengadilan.

Telah mencapai kesepakatan dalam konsiliasi dan/atau mediasi.

Telah diterbitkan rekomendasi.

Laporan Ditutup

Setiap laporan yang masuk pada Ombudsman dapat ditutup pada setiap tahap penyelesaian dengan ketentuan:

Pelapor mencabut laporan.

Laporan dinyatakan selesai.

Rekomendasi telah dilaksanakan.

Rekomendasi tidak dilaksanakan dan telah dipublikasikan atau telah dilaporkan kepada Dewan Perwakilan Rakyat atau Presiden.

Monitoring Penyelesaian Laporan

Setelah dilakukan pemeriksaan terhadap sebuah laporan, selanjutnya dilakukan proses monitoring penyelesaian laporan laporan pada Ombudsman meliputi:

Monitoring pelaksanaan rekomendasi.

Monitoring pelaksanaan kesepakatan mediasi.

Konsiliasi.

Monitoring penyelesaian laporan ini merupakan tahap akhir dalam proses penyelesaian laporan pada ombudsman.